Moeten jouw werknemers van tijd tot tijd kosten maken bij de uitvoering van hun arbeidsovereenkomst? Werkgevers kunnen die op 3 manieren vergoeden: via voordelen in natura (zoals een bedrijfswagen), werkelijke onkostenvergoedingen (met bewijsstukken) of forfaitaire vergoedingen. Tip: voordelen in natura zijn financieel vaak het interessantst, maar communiceer dit goed zodat werknemers zich hiervan terdege bewust zijn! Waarop je best let bij het ten laste nemen van kosten eigen aan de werkgever, dat ontdek je in deze blog post.

Ben je op zoek naar andere manieren om de loonkost te optimaliseren? We hebben in onze blog 8 quick wins om jouw loonkost te optimaliseren nog zeven andere manieren opgesomd.

‍

Kosten eigen aan de werkgever

Werknemers die kosten moeten maken in de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, moeten daar in principe voor vergoed worden (ook wel kosten eigen aan de werkgever genoemd).

Als werkgever kan je die kosten bij de werknemer leggen. Maar dat kan enkel wanneer de arbeidsovereenkomst daarin uitdrukkelijk voorziet. Daarnaast mag het door de werknemer ten laste nemen van de kosten eigen aan de werkgever niet leiden tot een ontoereikend minimumloon.

Aan de andere kant kan de werkgever die kosten ten laste nemen. Dat wordt in de praktijk veel meer gedaan, omdat dit veelal een optimalisatie van het loonpakket van de werknemer met zich meebrengt.

Werkgevers kunnen de kosten in de uitvoering van de arbeidsovereenkomst op drie manieren ten laste nemen:

1. Voordeel in natura. De werkgever zorgt ervoor dat de werknemer helemaal geen kost heeft door de nodige middelen aan de werknemer ter beschikking te stellen. Mogelijks doet dit een (belastbaar) voordeel in natura (in fiscale termen: voordeel alle aard) ontstaan voor de werknemer. Een voorbeeld is de bedrijfswagen.
2. Werkelijke onkostenvergoeding. De werkgever betaalt een vergoeding aan de werknemer op basis van onkostennota’s en stukken ter staving.
3. Forfaitaire onkostenvergoeding. De werkgever betaalt een vergoeding aan de werknemer op basis van een forfait.

Onkostenvergoedingen zijn steeds vrijgesteld van RSZ en doorgaans ook van bedrijfsvoorheffing. De behandeling van de onkostenvergoeding op het vlak van RSZ resp. fiscaliteit liggen meestal, maar zeker niet altijd, in lijn van elkaar - wat het vaak complex maakt. Denk maar aan de woon-werkvergoeding die voor RSZ steeds volledig is vrijgesteld, maar voor fiscale doeleinden slechts vrijgesteld is tot een bepaald plafond. Boven dat plafond zijn de woon-werkvergoedingen fiscaal belastbaar.

‍

Cijfervoorbeeld

In het cijfervoorbeeld hieronder zie je het verschil tussen de drie manieren om de kosten, met name de kosten voor het internet thuis, die de werknemer loopt in de uitvoering van de arbeidsovereenkomst ten laste te nemen.

Voor eenzelfde loonkost voor de werkgever is het besteedbaar netto-inkomen voor de werknemer op het einde van de rit het grootst wanneer de werkgever het internet thuis ter beschikking stelt en daarvoor een voordeel alle aard in rekening neemt.

In nagenoeg alle gevallen zal de terbeschikkingstelling van een voordeel in natura uiteindelijk financieel interessanter zijn voor de werknemer. Het nadeel is dat dat niet altijd even zichtbaar is voor de werknemer. Een netto onkostenvergoeding ziet de werknemer verschijnen op zijn bankrekening. Een besparing op, in dit geval, het internetabonnement zal de werknemer doorgaans niet merken. Daarom moet je als werkgever hier voldoende en goed over communiceren om dat duidelijk te maken aan jouw werknemers.

‍

Aandachtspunten

Onkostenvergoedingen, en zeker de forfaitaire onkostenvergoedingen, staan hoog op de prioriteitenlijst van te controleren topics in geval van een sociale inspectie. De win voor de inspectiediensten (zijnde het bedrag van de achterstallige RSZ-bijdragen, verwijlintresten en bijdrageopslagen) is hoog, het is gemakkelijk te controleren en de bewijslast dat de onkostenvergoeding géén verdoken loon zijn, ligt bij de werkgever.

Wanneer je onkostenvergoedingen hanteert binnen de onderneming, zorg dan dat je de volgende zaken op orde hebt.

Zorg voor een degelijke onderbouw voor jouw onkostenbeleid

Daar bestaat af en toe wel misvatting rond. Maar ook in het geval van forfaitaire onkostenvergoedingen zal de werkgever nog steeds moeten kunnen aantonen, net zoals bij de werkelijke onkostenvergoeding, dat de werknemer de kost daadwerkelijk oploopt in de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.

Het enige verschil met de werkelijke onkostenvergoeding is dat de werkgever niet zal moeten verantwoorden of het bedrag overeenstemt met de kosten die de werknemer oploopt.

Documenteer de onderbouw in een onkostenpolicy

Omschrijf in een schriftelijke onkostenpolicy welke werknemers(categorieën) recht hebben op welke onkostenvergoeding(en) en omschrijf nauwkeurig wat elke onkostenvergoeding afdekt.

Vaak fungeert de onkostenpolicy veeleer als document naar derden toe (met name inspectiediensten) dan naar de werknemers zelf. Het nut van een onkostenpolicy ligt erin de inspectiediensten te overtuigen van het feit dat je jouw beleid op orde hebt en compliant bent. Hoe groter het vertrouwen van de inspectiediensten in jouw beleid, hoe gemakkelijker de controle is.

Andersom, hebben de inspectiediensten twijfels bij jouw beleid omdat bijvoorbeeld jouw onkostenpolicy geen vertrouwen inboezemt, dan kan dat een reden zijn om jouw beleid diepgaander uit te spitten.

Geen tweemaal langs de kassa

Zorg dat je kosten die een werknemer heeft niet tweemaal vergoedt. Een kilometervergoeding voor verplaatsingen met de wagen in combinatie met een bedrijfswagen inclusief tankkaart is evident uit den boze. Net als een vergoeding voor internet thuis wanneer je al internet thuis ter beschikking stelt aan jouw werknemers.

Ook het terugbetalen van werkelijke kosten op basis van een onkostennota kan niet, wanneer je dezelfde kosten al forfaitair vergoedt.

Vraag bij twijfels een fiscale ruling aan

Twijfel je of een forfaitaire onkostenvergoeding gerechtvaardigd is, dan kan je een fiscale ruling aanvragen om daar 100% zekerheid rond te verkrijgen. De RSZ zelf is niet gebonden door de fiscale ruling, maar aangezien de regelgeving op mekaar is afgestemd, zal de RSZ de fiscus wellicht volgen.

Bij de RSZ kan wel een standpunt worden ingewonnen. Strikt genomen heeft dat geen bindende kracht, maar de administratie zal omwille van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur de eigen standpunten niet zomaar naast zich neer kunnen leggen.